Branchekennis door Lenneke Pool 8 juni 2017

Voordelen van automatisering in de zakelijke dienstverlening

Zakelijke dienstverleners zoals advocaten en notarissen gaan steeds meer automatiseren. Dit maakt het bureaucratische gedeelte van het werk makkelijker en minder tijdrovend. Daarnaast biedt het hun klanten meer inzicht. Want ook in deze sector willen klanten steeds vaker weten waar ze qua tijd en kosten aan toe zijn. Jij als accountant of financieel adviseur kunt klanten uit de zakelijke sector adviseren over de juiste sofwaretools.

In de zakelijke dienstverlening zie je dat klanten steeds meer om inzicht vragen. Ze willen weten wat bepaalde service hen gaat kosten, dus ze willen inzicht in de uren en de status van de procedure. Ook is er behoefte aan een ‘fixed fee’: vaste prijzen voor bepaalde diensten. 

De tarieven van advocaten en notarissen komen, net als in de hele zakelijke dienstverlening, steeds meer onder druk te staan door toenemende concurrentie. Het is daarom belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werken en daar kan slimme software bij helpen. Door systemen aan de online boekhouding te koppelen, worden gegevens automatisch uitgewisseld. In gedeelde systemen met de klant kan bijvoorbeeld worden aangeven welke informatie of documenten nodig zijn, de klant kan deze zelf uploaden. Dit geeft inzicht, bespaart tijd (dus geld) en zo kunnen de dienstverleners scherper concurreren. 

Koppeling met online boekhouding

Voor advocaten bestaan diverse slimme online programma’s die onder andere uren bijhouden, dossiers aanleggen en klantcontact documenteren. De meest gebruikte programma’s zijn Kleos, AdvocaatCentraal en Legalsense. Ze kunnen worden gekoppeld aan bijvoorbeeld een CRM-systeem voor het klantenbestand of documentbeheer.

Ook notarissen werken steeds vaker in de Cloud. Voor deze groep bestaat er op dit moment nog maar één online oplossing die te koppelen is met andere systemen: Notarisdossier. 

De eerder genoemde programma’s bieden een kleine financiële module waarin offertes en facturen kunnen worden gemaakt. Maar zeker voor grotere kantoren biedt een koppeling met een boekhoudprogramma zoals Twinfield meerwaarde.

Aan het online boekhoudprogramma kan bijvoorbeeld een bankrekening worden gekoppeld. Zo zie je direct wanneer een klant heeft betaald. Een verkoopboeking wordt direct in de boekhouding ingevoerd en wordt zo automatisch bijgewerkt. Als accountant of financieel adviseur ben je minder bezig met het bijhouden van cijfers en kun je meer tijd besteden aan het strategisch advies.

Efficiënt werken

Over de ontwikkelingen in automatiseren sprak ik onlangs met Pieter den Ouden. Ook hij ziet dat automatiseren een kostenbesparing oplevert. Als accountant is hij gespecialiseerd in de juridische vrije beroepen waar ook het notariaat en de advocatuur onder vallen. Zo vertelde hij mij: 'Ik zie dat er in deze sector minder geld wordt uitgegeven aan personeel en meer aan ICT. Daardoor wordt efficiënter gewerkt en worden betere resultaten behaald. Het ondersteunende personeel wordt dus vervangen door slimme software.'

Daarbij moeten zakelijke dienstverleners wel maatwerk blijven leveren, adviseert hij. 'Dankzij het gebruik van software krijgen klanten vooral bij de kleinere kantoren te maken met meer standaard dienstverlening. De menselijke aanpak dreigt hierdoor nog weleens onder te sneeuwen. En dat terwijl elke klant wel maatwerk wil. Daar is voor deze sector nog wel een slag te winnen.'

Voor notarissen is dit een minder groot probleem dan voor advocaten omdat veel handelingen van de notaris goed te automatiseren zijn. Pieter vertelde mij, dat door de akte-modellen ‘slim’ te maken, notarissen veel tijd en geld kunnen besparen. Gelukkig doen velen dit al. Optimaal gebruikmaken van de software is daarbij essentieel.

Real-time inzicht

Doordat veel advocaten en notarissen nu met software werken die een financiële module hebben of een koppeling met een online boekhoudprogramma, wordt het voor Pieter mogelijk om ze real-time inzicht in hun cijfers te bieden en advies voor de toekomst te geven. Zoals Pieter het zelf mooi zei:  'Als accountant was ik altijd een geschiedschrijver. Nu kan ik een ondernemer vertellen hoe zijn bedrijf er op dit moment financieel voorstaat en prognoses maken. Daar is steeds meer vraag naar en één van de grote voordelen van de automatisering.' 

Wil je graag meer informatie over de mogelijkheiden van automatisering in de zakelijke dienstverlening? Neem gerust contact met mij op of laat een reactie of vraag achter onder dit blog. 

Onze meest recente blogs:

ICT

Boekhouden in de Cloud? 7 redenen waarom je het moet doen

Ondernemen

Customer care: 8 tips hoe je goed voor je klanten zorgt

ICT

Overstappen op een ander boekhoudpakket

Vaktechniek

Is de jaarrekening een dienst of een product?

Ondernemen

Laat jouw kantoor goed achter tijdens je vakantie